Anh Linh: Đúng là để giành được dự án này về cho ChildFund Việt Nam thì cả nhóm đã phải trải qua không ít khó khăn. Trước tiên là áp lực về mặt thời gian. Có những giai đoạn mà cả nhóm chỉ có vài ngày để hoàn thiện nên thực tế mọi người đã phải tranh thủ cả thời gian buổi tối hoặc cuối tuần để làm cho kịp tiến độ. 

Sau đó là sự phối hợp ăn ý giữa rất nhiều nhân sự tham gia trong nhóm thiết kế. Với mỗi thay đổi điều chỉnh trong thiết kế sẽ cần tham vấn và thống nhất giữa các nhóm khác nhau và rà soát kỹ trong đề xuất để có thể đồng bộ thông tin.

Cuối cùng, tôi muốn đề cập đến sự tham gia của đối tác trong khâu thiết kế cũng là một thử thách không nhỏ. Bởi chỉ trong thời gian ngắn cũng đòi hỏi phải có sự trao đổi thông tin nhanh và hiệu quả để đối tác có thể hiểu được cơ chế và cách thức làm việc của ChildFund và từ phía mình cũng cần nắm được cách thức triển khai các hoạt động kỹ thuật cần có sự tham gia của đối tác. Nhìn chung, để có được thành công này thì cả nhóm đều đã phải nỗ lực rất nhiều để vượt qua các thách thức lớn như vậy.

Với riêng cá nhân anh chị, đâu là một “kinh nghiệm/bài học” đáng nhớ mà mọi người đã đúc kết được? 

Chị Tâm: Không khí làm việc hối hả của các thành viên tham gia, đặc biệt những ngày sát thời hạn phải nộp đề xuất là điều chị ấn tượng nhất. Nó tựa như một công trường xây dựng sắp bước vào giai đoạn “cất nóc” vậy. Tin nhắn trên nhóm làm việc, cuộc gọi Skype, email chíu chíu qua lại cả vào ngày nghỉ và quá nửa đêm. Có lúc chị thấy sản phẩm trong bừa bộn, hỗn mang, thay đổi không kịp thở… Điều này phản ánh tinh thần quyết tâm, sự vào cuộc nhiệt tình của tất cả bộ phận, không chỉ riêng nhóm Giáo dục hay Gây quỹ. Đồng thời chúng ta cũng nhận ra một bài học rằng cần phải cải thiện hơn nữa sự phối hợp giữa các bộ phận từ Quản lý, Gây quỹ, tới nhóm Chương trình/Kỹ thuật.

Bài học thứ 2, dẫu không mới nhưng vẫn rất cần nhắc lại vì nó quan trọng trong chiến lược mới của tổ chức, đó là việc tìm kiếm đối tác để cùng thiết kế dự án về lĩnh vực mới – những lĩnh vực chúng ta chưa có nhiều kinh nghiệm là rất cần thiết và quan trọng bởi nó không chỉ bổ sung cho những gì chúng ta còn thiếu về ý tưởng/chuyên môn mà còn hiện thức hóa chiến lược địa phương hoá và quan hệ đối tác và là “điểm nhấn” thu hút nhà tài trợ. Trong dự án ICT này, nhóm cũng đã ý thức về điều này và cố gắng tìm kiếm chuyên gia, đối tác cùng tham gia thiết kế dự án ngay từ bước đầu. Họ cũng đã tham gia nhiệt tình và đóng góp khá nhiều thông tin, ý tưởng cho thiết kế dự án. Tuy nhiên, họ chưa thể trở thành đối tác như kỳ vọng/mong đợi của chúng ta. Chúng ta cần chuẩn bị đủ kĩ, đủ tốt cho việc này trong các dự án tương lai!

Anh Linh: Đối với tôi, có lẽ kinh nghiệm quý báu nhất chính là học cách thức phân chia công việc trong nhóm làm sao cho hiệu quả và có thể khớp nối với nhau trong một số thời điểm quan trọng. Đó là bởi vì việc xây dựng thiết kế dự án chắc chắn phải là một công việc của nhóm, cần có sự tham gia đóng góp của nhiều người. Cách thức để huy động trí tuệ tập thể là một điều không hề đơn giản. Sau trải nghiệm thực tế lần này, tôi nghĩ mình sẽ có những tư liệu quý báu để có thể xây dựng một quy trình và cơ chế phối hợp trong nhóm hiệu quả hơn và hướng tới những thành công khác trong tương lai.